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Presentación Observatorio Administración Electrónica y Transparencia

A través del Observatorio, de libre acceso para suscriptores, podrá disponer de información en permanente actualización sobre Administración Electrónica y Transparencia y todas las materias relacionadas que aborda el Observatorio. También podrá descargar documentación, informes, resoluciones, legislación... Así mismo a través del Observatorio podrá realizar consultas personalizadas sobre asuntos de su entidad local, con la máxima confidencialidad y que serán resueltas de manera casi inmediata. También puede acceder a modelos de máxima utilidad y actualidad y validados por expertos Secretarios, Interventores y Tesoreros de Administración Local. 

El Observatorio realiza una jornada anual gratuita para suscriptores en Madrid y otras jornadas descentralizadas en convenio con los Colegios Territoriales. Además a través de la plataforma de formación online ofrece cursos con esta metodología.

Director: Víctor Almonacid Lamelas

victor.jpgVíctor Almonacid Lamelas es Secretario de la Administración Local, categoría superior; Secretario General del Excmo. Ayuntamiento de Alzira (Valencia) y Máster en Nuevas Tecnologías en la Administración Pública. Es autor de numerosos artículos y publicaciones, Vicepresidente de Nuevas Tecnologías y Medios de Comunicación de COSITAL y Director del Observatorio de Administración Electrónica y Transparencia de Cositalnetwork.

Cosital Network (muro de facebookcuenta de twitter) es la iniciativa más moderna y ambiciosa desde el punto de vista de su proyección en la Historia del Colegio. Con apoyo en este enfoque "expansivo" (divulgativo, colaborativo, informativo, formativo...) se desarrollan los diferentes Observatorios, llamados a ser las verdaderas piedras angulares de la profesión en los próximos años. Más técnicos (y sobre todo menos improvisados) que la impagable "llamada de emergencia al compañero", pero al mismo tiempo mucho más próximos que las frías bases de datos, los Observatorios nacen con la pretensión de ser los canalizadores del debate teórico-práctico on line de sus usuarios, fundamental pero no exclusivamente Secretarios, Interventores y Tesoreros. En este contexto formal tan actualizado no podía faltar en su parte material un Observatorio de Administración Electrónica y transparencia, el cual tenemos el honor y la responsablidad de coordinar.

Y no hay tema más importante sobre nuestras mesas que el de la Administración electrónica, ya que no se trata de un Observatorio más en el sentido temático o material (Recursos Humanos, Urbanismo, Contratación, Gestión Tribunaria...), sino el medio o el cauce formal a través del cual producimos cualquiera de aquellos trámites. Como se puede ver en el interesante documento enlazado, de Borja Adsuara, según la Real Orden de 12 de febrero de nada menos que 1900, de Francisco Silvela, publicada en la Gaceta de Madrid del 19 de febrero: “en todas las oficinas del Estado, provinciales y municipales se admitan cuantas instancias y documentos se presenten hechos con máquinas de escribir, en los mismos términos y con iguales efectos de los escritos o copiados a mano”. Ese fue el primer peldaño (de la pluma a la Olivetti). Es el momento de subir el segundo, pues han pasado 115 años y el legislador está a punto de aprobar la Ley de Procedimiento del siglo XXI. Partiendo de Francisco Silvela llegamos pues a la Administración electrónica que estamos preparando para 2015 "y siguientes", casi sin fases intermedias. Sin duda se hace necesario un apoyo técnico. Este es el objetivo principal del Observatorio.

En esta nueva legislatura 2015-2019 los Ayuntamientos debemos plantear nuestra Administración electrónica (la de cada uno, pues quizá en este momento no hay dos iguales) desde dos puntos de vista: los que "han hecho los deberes" deben mantener y desarrollar sus servicios electrónicos, pues las exigencias sociales, económicas y legales crecen y evolucionan en este sentido; los que se quedaron más rezagados tienen una oportunidad de oro para ponerse directamente a la altura de estas nuevas exigencias, pues los que han abierto paso, la doctrina, y sobre todo la praxis, han mostrado un camino a recorrer en el que, con gran mérito, se han ido superando dificultades que no tienen por qué repetirse. Las Diputaciones Provinciales deben ayudar pero de algún modo todos estamos en alguna fase de la llamada gestión del cambio. Es un buen momento para homologar, porque el ciudadano tiene los mismos derechos ante cualquier administración. Otros aspectos importantes que afectan a la "nueva" Administración electrónica son los derivados de una ya considerable práctica y un cierto volumen acumulado de documentos electrónicos: la fe pública electrónica y el archivo electrónico, cuestiones capitales en los próximos años.

Simultáneamente habrá que desarrollar la Administración electrónica de acuerdo con esta nueva Ley de Procedimiento Administrativo, la cual consolida definitivamente el procedimiento electrónico, puesta en relación con los principios de eficiencia (para lo cual es imprescindible optimizar la organización interna y externa del Ayuntamiento y hacer efectiva la interoperabilidad), seguridad jurídica e informática (en relación con la firma electrónica y el ENS) y transparencia. Todo ello sin olvidar que la contratación electrónica será obligatoria, a más tardar, en 2018.

En consecuencia entendemos que en el Observatorio debemos tratar todos estos temas, a saber:

  • Ampliación de los trámites y "expedientes completos" electrónicos. La idea es que un día “el papel sea cero” y el 100% de nuestros expedientes sean electrónicos, aunque de momento lo que debemos hacer es ir aumentando el porcentaje actual). Dos cuestiones muy relevantes dentro del procedimiento electrónico son el inicio a instancia del interesado (a la administración le importa su identificación más que su firma) y la notificación final, que en la nueva ley será preferible e incluso obligatoriamente electrónica en algunos casos.
  • Fe pública electrónica. Debemos diferenciar los supuestos de actuación administrativa automatizada, que se verifica mediante sellos y certificados automáticos, de los actos administrativos en los que no solo se mantiene, sino que además se pone en valor la fe pública personal como función reservada a los Secretarios y Secretarios-interventores.
  • Puesta en marcha de la eContratación, obligatoria en la última Directiva europea, y que exige la implantación de diversas medidas: soluciones de encriptado de documentos pesados, software de subasta electrónica, video-acto de apertura de plicas, generalización de la factura electrónica e imposición de la misma y otras comunicaciones electrónicas a las personas jurídicas...
  • Gestión electrónica del área económica, en relación con la gestión del gasto, la gestión tributaria, y la mencionada factura electrónica.
  • Archivo electrónico. Importantísima es la cuestión del almacenamiento, con todas las garantías, de la ya extensa producción documental electrónica. El archivo electrónico garantizará asimismo el correcto ejercicio del derecho de acceso a la información.
  • Longevidad de la firma. Cuestión relacionada con la anterior, y que muestra la problemática de la actual caducidad de los certificados de firma, y por tanto de la verificación de documentos rubricados con firma hoy caducada.
  • Interoperabilidad, tanto interna como externa, y es que los distintos servicios públicos y las distintas instancias no solo deberán ser electrónicos, sino "igual de electrónicos", facilitando los trámites compartidos al ciudadano, cumpliendo así con el Esquema Nacional de Interoperabilidad, (ENI).
  • Seguridad, ya que más allá de la LOPD se deben cumplir las exigencias del Esquema Nacional de Seguridad, ENS, ineludible legalmente.
  • Expediente electrónico versus atención electrónica/presencial (Oficina de Atención Ciudadana, OAC, atendida por empleados/as públicos preparados). En todo caso debe ser el ciudadano el que elija el medio a través del cual se relaciona con la Admón, y si decide quedarse en casa o realizar sus gestiones presencialmente. Para nosotros, internamente, solo habrá un procedimiento por supuesto.
  • Suministro, mantenimiento y desarrollo de la tecnología y los equipos técnicos necesarios da soporte a la Administración electrónica e incorporación constante de las TIC. La tecnología nunca deja de avanzar, si bien solo incorporaremos las nuevas herramientas que resulten de utilidad, tanto a los procedimientos como a los servicios.
  • Proyectos integrales. Más allá del simple gestor de expedientes abordaremos nuevos proyectos TIC, como la citada contratación electrónica, el ejercicio de la fe pública en órganos colegiados a través de videoactas y algo nada baladí: la presencia creciente del Ayuntamiento en las redes sociales, dentro de los procesos democráticos de "Gobierno abierto"; y todo ello probablemente de forma simultánea, formando parte bien de Planes específicos o bien de un Plan integral, o del propio PIAE que deberíamos tener aprobado y que preferiblemente deben liderar los habilitados de carácter nacional.
  • Transparencia. Es un medio para un fin: el ya citado Gobierno abierto. El colectivo de Secretarios, Interventores y Tesoreros asume, por definición, un papel relevante en relación con la Ley estatal y las diferentes leyes autonómicas sobre transparencia, por su evidente conexión con la legalidad. No obstante, la implantación de dichas normas conlleva cambios jurídicos, organizativos y técnicos sobre los cuales se debe formar a los profesionales.
  • Como posible proyecto estrella dentro de los anteriores, mención aparte merece el de Smart City o ciudad inteligente. Es el objetivo final, paradigma de la tecnología, la sostenibilidad y la eficiencia; extramuros se conoce como Smart Cities y Green IT. Es la fase natural subsiguiente a la eAdministración y básicamente supone la incorporación de la tecnología a los servicios públicos, a fin de hacerlos más eficientes y sostenibles. Se trata de un proyecto menos necesario que los hitos anteriores, al menos en el corto plazo y en el perfil de municipio pequeño, pero sin duda es más vendible políticamente. Las ciudades del futuro serán sin ninguna duda Smart City, pero debemos convencer a los responsables políticos de que para ser Smart City primero se debe ser eAyuntamiento.